81,2% delle comunicazioni automatizzate, 99,4% dei debitori raggiunti: la storia di Sibill

Per Sibill, il processo di collection inizia quando un cliente continua a utilizzare il software ma una fattura non viene pagata.

Da quel momento il recupero richiede continuità. Il cliente deve essere contattato, il sollecito deve seguire una sequenza coerente e il team deve poter capire rapidamente quali posizioni sono ancora all'interno del processo e quali richiedono un intervento specifico.

Il problema diventa più rilevante quando le posizioni sono già molto anziane. Nel portafoglio analizzato, le posizioni ancora aperte presentano infatti un'anzianità media dello scaduto di 202 giorni.

Serviva quindi un sistema in grado di mantenere attivo il processo nel tempo senza trasformare ogni nuova posizione in una serie di attività manuali.

Le campagne di JustSolve permettono di costruire un percorso di collection strutturato e ripetibile.

Ogni posizione può entrare in una sequenza automatica e ricevere le comunicazioni previste senza che l'operatore debba ricordare manualmente ogni passaggio.

Le comunicazioni e le risposte vengono inoltre centralizzate, così che il team possa avere all'interno dello stesso ambiente una visione completa del rapporto con il debitore.

Questo modello permette di separare il lavoro ripetitivo dal lavoro che richiede attenzione umana, rendendo il processo più semplice da scalare.

JustSolve ha strutturato il processo di collection di Sibill attraverso campagne automatiche.

La piattaforma definisce le sequenze di contatto, attiva automaticamente le comunicazioni previste e permette di utilizzare canali differenti a seconda della posizione, inclusi email, PEC e raccomandate.

In questo modo, il lavoro di JustSolve non consiste semplicemente nell'inviare più solleciti, ma nel trasformare una serie di azioni individuali in un workflow coordinato.

Le attività ripetitive vengono quindi eseguite automaticamente, mentre il team Sibill mantiene il controllo sulle situazioni che richiedono valutazione o intervento.

Il 37,8% del valore del portafoglio è associato a debitori che risultano chiusi come pagati, per un valore complessivo di €77.626.

JustSolve ha gestito 1.558 comunicazioni, tra cui 1.339 email, 183 PEC e 25 raccomandate. Il 97,3% delle comunicazioni è stato inviato con successo.

La copertura raggiunge 347 debitori su 349, pari al 99,4% del portafoglio.

Il dato più significativo è però il livello di automazione: 1.265 comunicazioni su 1.558, pari all'81,2%, sono state generate direttamente dalle campagne automatiche.

La collection ha inoltre generato un 47,6% di tasso di risposta: 165 debitori hanno risposto almeno una volta, generando 788 messaggi in ingresso.

Per Sibill, il risultato è un processo di collection che può lavorare in modo continuativo e strutturato, lasciando al team la gestione dei casi che richiedono un intervento specifico.